Większość z nas wie, że zysk to różnica między przychodami a kosztami. Jednak zarządzanie finansami restauracji to nie tylko podstawowe dodawanie i odejmowanie. To sztuka, w której umiejętność odpowiedniego zarządzania kosztami produktu, tak zwanymi food costami, może zdecydować o sukcesie lub porażce.
Możliwe, że stworzyłeś restaurację z pasją do gotowania i marzeniem o intymnej przestrzeni dla lojalnych klientów, gdzie serwujesz doskonałe dania. Brawo Ty! Prawdopodobnie jednak szybko się zorientujesz, że restauracja to nie tylko wizja, ale przede wszystkim biznes. A w brutalnej grze biznesowej, zwłaszcza gdy klienci mają swobodę wyboru spośród wielu różnych konceptów gastronomicznych i korzystają z rekomendacji znalezionych w internecie, niezrozumienie lub ignorowanie kosztów sprzedaży to przepis na gastronomiczną katastrofę.
Przyjrzyjmy się więc bliżej food costom. Zwykle wahają się one od 20 do 40%, w zależności od typu restauracji. Na przykład, prowadzenie restauracji serwującej sushi może prowadzić do wyższych kosztów niż, powiedzmy, klasycznej pizzerii. Ale dla celów naszej dyskusji, załóżmy, że koszty sprzedaży wynoszą średnio około 30%. Tak, dobrze widzisz, to prawie ⅓ sprzedaży. Zarządzanie food costami to balansowanie na linie między idealnym światem, w którym wszystko w naszym menu składa się z tanich składników, za które klienci są gotowi zapłacić jak za złoto, a rzeczywistością, w której mierzymy się z konkurencją, która oferuje porównywalną jakość po niższej cenie.
Proponuję teraz spojrzeć na biznes z nieco innej perspektywy. Zrozumienie znaczenia zarządzania kosztami produktu może okazać się niezbędne, ale jednocześnie można wykazać, że to nie jakaś czarna magia. Oczywiście, będzie to wymagało od Ciebie pewnej gimnastyki matematycznej, ale przecież nikt nie powiedział, że prowadzenie restauracji to spacer po parku. Więc zapnij pasy, załóż fartuch i przygotuj kalkulator. Ten artykuł pomoże Ci wyliczyć koszty swojego menu, zrozumieć, jak mogą one wpłynąć na rentowność Twojej restauracji i wyjaśni Ci, jak je optymalizować. Wchodzimy w świat, gdzie rachmistrz i kucharz to dwie strony tego samego medalu. Zabawne, prawda? Ale tak właśnie wygląda dzisiejsza gastronomia. Zatem chodźmy, zobaczmy, co możemy zrobić, żebyśmy nie tylko przetrwali, ale też zaistnieli na tym niełatwym rynku.
KONTROLA KOSZTÓW: TEORIA KONTRA RZECZYWISTOŚĆ
Znamy już teorię zarządzania kosztami, ale czy jesteś gotowy na praktyczne egzaminy? Wielu restauratorów, jak się okazuje, nie jest. Dlaczego? Ponieważ nie znają szczegółowych kosztów poszczególnych składników, bardziej opierają się na ogólnych założeniach, a nie na konkretnych liczbach. “Kupiłem tanio, kupiłem w promocji, dostałem rabat, więc powinno być OK, ale jak będzie, zobaczymy.” Na koniec miesiąca patrzą na stan swojego konta i zadają sobie pytania: "Czy to wystarczy żeby opłacić rachunki i pensje załogi? Czy zostanie z tego coś dla mnie, czy może kolejny miesiąc pracowałem za darmo?” A z tym już bywa różnie.
Większość restauratorów oczywiście stara się jak najlepiej zrozumieć swoje przepływy finansowe. Mając dane z różnych systemów znają swoją sprzedaż, a po odjęciu wszystkich kosztów, zakupów, pensji, czynszu, mediów i innych opłat, są w stanie określić swój zysk. Najbardziej świadomi restauratorzy rozumieją, że kluczem do sukcesu w zarządzaniu food costem jest analiza kosztowa na poziomie poszczególnych składników dania w oparciu o gramaturę, jednostkowy koszt surowca i udział w sprzedaży. Wyobraźmy sobie, że stworzyłeś rewolucyjną pizzę, gdzie kosztów składników wynoszą 10 złotych, a sprzedajesz ją za 40 złotych. To daje Ci food cost procentowy 25%. Ale zabawa zaczyna się, kiedy zaczynamy sprzedawać różne pizze z różnymi marżami. Czy Twoje średnie koszty sprzedaży nadal wynoszą 25%? To zależy od proporcji sprzedaży poszczególnych pizz. Jeśli jedna pizza ma koszt 20% a druga 40% i sprzedają się w proporcji 50% do 50% to średni koszt wyniesie 30%.
Tutaj kończą się matematyczne czary-mary. Wszystkie wyliczenia, to tylko teoria, a my w gastronomii wiemy, że papier jest cierpliwy i przyjmie wszystko. Restauracja to żywy organizm, a w świecie żywych organizmów liczy się rzeczywistość. I właśnie rzeczywiste koszty są tym, co naprawdę powinniśmy monitorować. Te koszty uwzględniają różnice między idealnym kosztem teoretycznym a tym, co naprawdę dzieje się w naszej kuchni. Wychodzi na to, że musimy być detektywami w swoim własnym biznesie. Inwentaryzacja to nasze podstawowe narzędzie - szczegółowa analiza zużycia każdego surowca, aby zobaczyć, czy teoria zgadza się z praktyką. Często okazuje się, że zużywamy znacznie więcej surowców, niż zakłada nasza receptura. Co jest powodem? Czasami “przesypywanie” półproduktów, psucie się składników, lub kończenie się daty ich przydatności. Nie zapominajmy jeszcze o tajemniczym “ulatnianiu” się produktów z magazynów, co bywa zmorą w naszej branży. Czasami pracownicy "ratują" produkty z krótką datą i zabierają je do domu. Warto wtedy specjalnie zamawiać za dużo, żeby później było co ratować. Bywa, że pracownik pomyli się w rachunku, albo nie zafiskalizuje sprzedaży, wówczas składniki zostają wydane, ale nie zostaje zarejestrowany przychód. Czasem też załoga po prostu kompulsywnie i w dużych ilościach podjada, szczególnie kiedy jest na to przyzwolenie kierownictwa. Jeszcze gorzej to wygląda, kiedy takie podbieranie jest efektem działalności tak zwanych "spółdzielni" - pracowników, którzy ze sobą współpracują, w oparciu o jakiś zmyślny system korzystania z zasobów restauracji na własny użytek. Tego rodzaju praktyki są trudne do wykrycia i mogą poważnie zaburzyć nasze obliczenia.
Podsumowując, kluczem do sukcesu jest konsekwentne monitorowanie i porównywanie kosztów teoretycznych z rzeczywistymi. To pozwoli Ci złapać różnicę, która gdzieś "znika". Więc zamiast zadawać sobie pytanie "Czy to wystarczy?", zacznij pytanie "Dlaczego nie wystarczy?". Świat liczb jest do odkrycia, a twoja restauracja może odnieść sukces, gdy będziesz mieć pełną kontrolę nad rzeczywistymi kosztami.
PONIŻEJ SPRAWDZONE SPOSOBY NA OBNIŻENIE KOSZTÓW SPRZEDAŻY
Przyjęcie skutecznej strategii cenowej. Cena końcowa dania jest jednym z najważniejszych czynników wpływających na koszt procentowy produktu. Wyższa cena relatywna do kosztu złotówkowego prowadzi do większej marży, ale może również zniechęcić klientów. Tworząc strategię cenową, musimy znaleźć złoty środek, który pozwoli nam utrzymać atrakcyjność oferty dla gości, a jednocześnie zapewni odpowiedni zysk. Możemy osiągnąć to na wiele sposobów: poprzez badanie wrażliwości cenowej, porównywanie naszych cen z konkurencją, lub ustalanie ceny na podstawie kosztów i zamierzonej marży. Warto również uwzględnić psychologiczne aspekty cen, szczególnie tak zwane progi cenowe - na przykład, cena 29,9 PLN może być atrakcyjniejsza dla klienta niż 30,9 PLN, pomimo niewielkiej różnicy.
Poszukiwanie lepszych dostawców. Bycie lojalnym klientem dla dostawcy może przynieść wiele korzyści, takich jak rabaty, oferty specjalne, czy wydłużone terminy płatności. Warto jednak poznać ceny u różnych dostawców - możemy odkryć, że pewne produkty są tańsze u innych sprzedawców. Warto mieć kilku dostawców i porównywać ich ceny, aby zawsze kupować produkty w najniższej dostępnej cenie. Możemy również wykorzystać narzędzia takie jak aplikacja StockEasy, która porównuje ceny u różnych dostawców i sugeruje, u którego warto coś zamówić, uwzględniając aktualne cenniki i minima logistyczne.
Optymalizacja receptur. Składniki używane w naszych daniach mogą bardzo różnić się ceną - niektóre, jak sałata czy cebula, są tanie, inne, jak kawior czy wołowina, są drogie. Aby zrównoważyć koszt dania, warto zestawiać drogie składniki z tańszymi. Również warto rozważyć zastąpienie niektórych drogich składników ich tańszymi odpowiednikami, jeżeli nie wpłynie to negatywnie na jakość dania.
Minimalizowanie strat na produkcie. W zdrowym biznesie gastronomicznym straty nie powinny przekraczać 1-2%. Jeżeli są wyższe, warto przeanalizować przyczyny - być może są składniki, które są drogie, kupuje się je w dużych opakowaniach, a używa się ich w niewielkich ilościach? Może technologia przygotowywania posiłków powoduje straty? Być może przyczyną są brak standardów operacyjnych i "przesypywanie" produktów przez pracowników?
Zarządzanie miksem sprzedażowym. Warto zrozumieć, że analizowany przez nas koszt to koszt średni, który wynika ze średniej ważonej poszczególnych dań. Dania o wysokim koszcie mogą być naszą wizytówką, jednak większą część sprzedaży powinny stanowić produkty o niższych kosztach. Przykładowo, pizza prosciutto z szynką parmeńską może mieć koszt 40%, ale może być wykorzystywana w materiałach promocyjnych, podczas gdy pizza peperoni o koszcie 20% powinna stanowić większą część sprzedaży.
Rozszerzenie oferty o dania z tańszych składników. Jeżeli restauracja oferuje wiele dań z drogimi składnikami, jej koszt procentowy produktu może być wysoki. Jednym ze sposobów na obniżenie go jest wprowadzenie do menu dań opartych na tańszych składnikach. Oczywiście, te dania muszą być smaczne i atrakcyjne dla klientów - wtedy mogą zwiększyć sprzedaż, a tym samym obniżyć koszt procentowy produktu. Dania te mogą być promowane jako oferty dnia lub specjalne promocje, aby przyciągnąć do nich uwagę klientów.
Przydzielenie odpowiedzialności za zarządzanie kosztami produktu. W każdej restauracji powinna być osoba odpowiedzialna za zarządzanie kosztami produktu. Ta osoba powinna monitorować zużycie produktów, zarządzać zamówieniami i inwentaryzacją, oraz edukować resztę zespołu na temat ważności optymalizacji kosztów.
Optymalizacja procesów produkcji. Dobrze zoptymalizowane procesy produkcji mogą znacznie zmniejszyć zarówno zużycie produktów, jak i czas pracy personelu. W praktyce może to oznaczać zastosowanie technologii, takiej jak automatyczne dozowniki do składników czy specjalistyczne sprzęty, które zmniejszają ilość marnowanego jedzenia. Warto również regularnie przeglądać i aktualizować procedury operacyjne, aby upewnić się, że są one jak najbardziej efektywne i minimalizują straty.
Wykorzystanie marek wirtualnych i różnych kanałów dostaw. W dobie cyfryzacji i rozwoju gastronomii online, jednym z coraz bardziej popularnych rozwiązań są wirtualne marki - restauracje działające wyłącznie online. Można tu również skorzystać z różnych kanałów dostawy, takich jak własne platformy lub zewnętrzne aplikacje. Dzięki temu jesteśmy w stanie zaoferować szereg różnych potraw pod różnymi markami, ale wykorzystując te same składniki, co pozwala na ich optymalne wykorzystanie i minimalizację strat. Dodatkowo, składniki te mogą być kupowane w większych ilościach, co często pozwala na uzyskanie lepszych cen od dostawców. Cross-utilization, czyli wykorzystanie tych samych składników w różnych potrawach, pozwala nie tylko na zwiększenie efektywności, ale także na urozmaicenie oferty, przyciąganie różnych grup klientów i zwiększanie obrotów bez zwiększania kosztów. Przy takim podejściu ważne jest jednak utrzymanie wysokiej jakości i ciągłe monitorowanie preferencji klientów, aby oferować potrawy, które są rzeczywiście chętnie zamawiane.
PODSUMOWANIE
Zarządzanie kosztami produktów w biznesie gastronomicznym jest zadaniem złożonym, ale niezmiernie ważnym dla zdrowia finansowego firmy. Istnieje wiele strategii, które można zastosować, aby skutecznie obniżyć koszt procentowy produktu i zwiększyć marżę na danym produkcie. Pamiętaj jednak, że te strategie są jedynie ogólnymi wskazówkami i mogą nie być odpowiednie dla każdej restauracji. Ważne jest, aby dokładnie zrozumieć specyfikę swojego biznesu i swoich klientów, a następnie dostosować te zasady do własnej sytuacji. Regularne przeglądy i dostosowania strategii będą niezbędne, aby zapewnić ciągłą optymalizację kosztów i marż.
Pamiętaj też, że dążenie do obniżenia kosztów nie powinno nigdy wpływać na spadek jakość Twojej oferty i obniżenie satysfakcji Twoich gości. Zarządzanie kosztami w gastronomii to sztuka równowagi pomiędzy jakością, satysfakcją klienta i zdrowiem finansowym firmy – to jest wyzwanie, które czyni nasz biznes smaczniejszym.